大妻コタカ記念会(以下「記念会」という。)は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に万全を期するため、個人情報保護法及び関係法令の趣旨に則り、記念会の保有する個人情報の保護方針を次のように定める。
1 個人情報取り扱いの基本理念
記念会は、個人情報が、個人の人権尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、個人情報の適正な取り扱いが確保されるよう努める。
2 個人情報保護方針の適用範囲及びその遵守義務
記念会個人情報保護方針(以下「方針」という。)は、記念会が保有するすべての個人情報を対象とし、個人情報のすべての利用者に適用されるとともに、利用者は、この 方針を遵守する義務を負う。
3 個人情報の利用目的
記念会は、個人情報利用の目的をできる限り特定し、本人の同意がある場合を除き、原則として、利用目的以外の目的のために利用しない。
(1) 同窓会誌等の定期刊行物の配付
(2) 会員名簿の作成・管理
(3) 記念会及び地方同窓会から会員への連絡及びお知らせの配付
(4) 会費の徴収
(5) その他、一般財団法人大妻コタカ記念会の定める各事業活動等
4 個人情報の取得
記念会は、適正かつ公平な手段により、個人情報を取得する。
5 個人情報の第三者への提供
記念会は、個人情報を、法令に定めがある場合及びその他正当な理由がある場合を除き、本人の同意なしに第三者に提供しない。
6 個人情報の安全管理
記念会は、個人情報の漏洩、改ざん、滅失等を防止し、個人情報の安全性を確保するため、情報セキュリティ対策のほか必要かつ適切な措置を講じるとともに、 記念会の 業務を行う者に対して適正な安全管理方法についての教育を行う。
7 個人情報の管理体制
個人情報の管理は、記念会会長を委員長とする個人情報保護委員会(以下、「委員会」 という。)が行い、委員会は、個人情報保護規程の策定及び見直しにかかわる重要事項 の決定並びに対外的な対応を行う。
8 個人情報処理の委託
記念会は、個人情報の取り扱い業務を委託業者に委託する場合は、当該業者につき厳 正な調査を行い、かつ秘密を保持させるために適正な監督を行う。
9 個人情報の開示、訂正、利用停止
記念会は、個人情報の開示、訂正、利用停止などの請求があった場合は、本人確認のうえ遅滞なく対応する。
10 個人情報保護方針の公表
記念会の方針は、記念会の機関誌及びホームページ上で公表するほか、同方針が、改善のため予告なく変更された場合も、機関誌及びホームページ上で公表する。